Flere standarder og mere automatisering skal sikre, at udviklingen af Dragør kan ske i de kommende år, uden at forvaltningen »sander til« i sager.
For ofte sker det, at politikerne venter længe, fra de har besluttet noget, til der rent faktisk kommer en lokalplan. Derfor har kommunen fået lavet en analyse af opgaver og ressourcer i Plan og Byg.
Den er udført af Implement Consulting Group og fremlagt for Økonomiudvalget.
Formålet med analysen var at identificere muligheder for effektivisering og sikre, at der er en passende balance mellem opgaver og ressourcer inden for lokalplanlægning, dispensationer, landzonesager, byggesager og lovliggørelsessager.
Bedre processer
Analysen afslørede, at der er mange manuelle opgaver og få standarder eller skabeloner på planområdet.
Ved fuld bemanding vurderes det, at teamet kan udarbejde og vedtage to til tre lokalplaner årligt. Implement anbefaler blandt andet at:
- Forbedre processen for lokalplanlægning, herunder forventningsafstemning med politisk niveau og forvaltningens ledelse.
- Øge automatisering og ensartethed i sagsbehandlingen.
- Forbedre rolle- og ansvarsfordelingen i planopgaver, hvor kommunen selv er bygherre.
- Skabe en bedre snitflade mellem Plan og Byg.
Langsomme telefoner
På byggesagsområdet viser analysen, at hver sagsbehandler i gennemsnit håndterer 87 sager årligt. Til sammenligning arbejder de øvrige kommuner med en målsætning om 100 sager per medarbejder om året.
En faktor, der gør, at sagerne tager længere tid i Dragør, er medarbejdernes mange telefonopkald, som ikke ses i de sammenlignede kommuner.
Forvaltningen vil efter Økonomiudvalgets godkendelse udarbejde en konkret tidsplan for implementeringen af initiativerne. Denne forventes fremlagt ds. eller til september.
Implementeringen af forbedringstiltagene skal forankres hos den nye plan- og byggechef – en stilling, der skal slås op igen, med tidligste tiltrædelse 1. oktober.
